Política de Privacidade

1. Quem é o responsável pelo tratamento dos dados

O CondoFlow é operado por K KIRNER BATISTELA TECNOLOGIA LTDA, empresa que atua no mercado sob o nome fantasia KTX DIGITAL. É essa empresa quem decide como e para quê os dados pessoais tratados pela plataforma são utilizados, atuando como controladora dos dados nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).

2. Sobre o CondoFlow

O CondoFlow é uma plataforma SaaS (software como serviço) voltada à gestão de rotinas condominiais, com foco especial na portaria e no controle de encomendas: registro da chegada de encomendas pela transportadora, aviso ao morador, confirmação de identidade na retirada e histórico auditável de todo esse fluxo. A plataforma também pode oferecer, conforme o plano e a configuração de cada condomínio, gestão de reservas de áreas comuns e atendimento ao morador via WhatsApp.

3. Quais dados podem ser tratados

A depender de como cada condomínio utiliza a plataforma, podemos tratar:

• Nome completo;
• Telefone (incluindo número de WhatsApp, quando o morador se vincula ao atendimento por lá);
• E-mail;
• CPF da pessoa vinculada à unidade (morador, autorizado ou destinatário), cadastrado pelo síndico ou pela administradora e usado para confirmar identidade na retirada de encomendas — o CPF cadastrado fica armazenado no banco de dados, com acesso restrito a síndico e administradora do próprio condomínio; já o CPF digitado pelo morador no momento da retirada, só para confirmar sua identidade, não fica armazenado nem registrado em log, conforme detalhado na seção 7 abaixo;
• Informações de unidade e bloco/apartamento a que a pessoa pertence;
• Registros de recebimento e retirada de encomendas (data, hora, volumes, quem recebeu/retirou);
• Fotos relacionadas às encomendas, quando capturadas no momento do recebimento;
• Dados técnicos necessários para o funcionamento e a segurança do sistema (por exemplo, registros de acesso e de eventos gerados pela própria plataforma durante o uso).

4. Para que usamos esses dados

Os dados acima são utilizados para:

• Operar o fluxo de recebimento e retirada de encomendas do condomínio;
• Avisar o morador de que uma encomenda chegou;
• Confirmar a identidade de quem está retirando uma encomenda;
• Manter um registro técnico protegido contra alteração posterior (trilha de auditoria), para que dúvidas ou disputas sobre quem recebeu ou retirou um item possam ser esclarecidas — essa é a finalidade central do produto, não um uso secundário;
• Viabilizar a gestão de reservas de áreas comuns, quando esse módulo está em uso;
• Viabilizar o atendimento ao morador via WhatsApp, quando o condomínio ativa esse canal;
• Garantir a segurança, a estabilidade e o correto funcionamento da plataforma.

5. Armazenamento em nuvem

Os dados tratados pelo CondoFlow são armazenados em infraestrutura de nuvem fornecida por provedores especializados em banco de dados e armazenamento de arquivos, contratados para operar a plataforma. Os dados de cada condomínio são mantidos logicamente separados dos dados dos demais condomínios atendidos pela plataforma.

6. Comunicação via WhatsApp

Quando um condomínio opta por ativar o atendimento via WhatsApp, a comunicação com o morador ocorre através da plataforma oficial de mensagens da Meta (WhatsApp Business Platform) e pode contar com apoio de inteligência artificial para interpretar as mensagens recebidas. A interpretação da mensagem pela IA nunca é, sozinha, quem decide uma operação sensível (como criar ou cancelar uma reserva) — essas decisões são sempre validadas pelo sistema do CondoFlow, com confirmação explícita do morador.

7. Segurança das informações

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados tratados, entre elas:

• O CPF cadastrado de cada pessoa é armazenado no banco de dados com acesso restrito: só síndico ou administradora do próprio condomínio conseguem consultá-lo, por uma rotina que confirma essa autorização a cada consulta — nenhuma outra função, incluindo porteiro e operador da plataforma (mesmo durante atendimento assistido), consegue acessá-lo diretamente;
• O CPF digitado pelo morador no momento da retirada, só para confirmar sua identidade, é comparado com o CPF cadastrado e descartado — nunca é armazenado, registrado em log ou mantido em qualquer banco de dados;
• Isolamento lógico entre os dados de diferentes condomínios, para que uma administradora ou porteiro não tenha acesso a dados de um condomínio ao qual não está vinculado;
• Controle de acesso baseado no papel de cada pessoa (síndico, administradora, porteiro, operador), de forma que cada um veja apenas o que sua função exige;
• Fotos de encomendas ficam em armazenamento de acesso restrito, visualizáveis apenas por pessoas autorizadas do condomínio, por um período limitado a cada consulta.

Não afirmamos possuir certificações formais de segurança da informação além do que está descrito acima.

8. Retenção e exclusão de dados

Em geral, os dados de uma pessoa são mantidos enquanto durar o vínculo dela com o condomínio na plataforma. Alguns registros — especialmente os relacionados à cadeia de custódia de encomendas — fazem parte de uma trilha de auditoria propositalmente protegida contra alteração e exclusão física, para preservar sua função de prova em caso de disputa. Por isso, mesmo diante de uma solicitação de exclusão, alguns dados podem ser mantidos, de forma restrita, quando isso for necessário para o cumprimento de obrigação legal ou para o exercício regular de direitos, nos termos do art. 16 da LGPD. O CPF cadastrado de uma pessoa não é excluído nem anonimizado automaticamente quando o vínculo dela é desativado — a desativação impede novas operações da pessoa na plataforma, mas os dados cadastrais já registrados, incluindo o CPF, continuam armazenados até que uma exclusão seja feita manualmente, mediante solicitação (seções 11 e 12). Já o CPF digitado no momento da retirada, usado só para confirmação pontual de identidade, nunca chega a ser armazenado — não há o que reter ou excluir em relação a ele especificamente.

9. Compartilhamento de dados e prestadores de serviço

Dados de um condomínio são acessíveis apenas às pessoas autorizadas daquele mesmo condomínio (síndico, administradora, porteiros vinculados), conforme o papel de cada uma. Para operar a plataforma, também compartilhamos dados com prestadores de serviço contratados para funções específicas, como banco de dados e armazenamento em nuvem, envio de e-mail, envio de mensagens via WhatsApp (quando esse canal é ativado) e, quando o assistente de atendimento está em uso, um provedor de inteligência artificial para interpretação de mensagens. Esses prestadores tratam os dados apenas na medida necessária para prestar o serviço contratado. Não vendemos dados pessoais e não os compartilhamos para fins de publicidade de terceiros.

10. Cookies e tecnologias semelhantes

O CondoFlow utiliza cookies essenciais, necessários para manter a sessão de quem está autenticado no sistema (por exemplo, para que um síndico ou porteiro continue conectado ao navegar entre páginas). Não utilizamos cookies de publicidade ou de rastreamento de terceiros.

11. Seus direitos como titular de dados

A LGPD garante a qualquer titular de dados pessoais o direito de, mediante solicitação:

• Confirmar a existência de tratamento de seus dados;
• Acessar os dados tratados a seu respeito;
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
• Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço;
• Obter informações sobre com quem seus dados são compartilhados;
• Ser informado sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências disso;
• Revogar o consentimento, quando o tratamento depender dele;
• Solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado.

Alguns desses direitos podem ter aplicação limitada quando o dado faz parte da trilha de auditoria protegida (seção 8) ou quando sua manutenção for necessária por obrigação legal.

12. Como falar conosco sobre privacidade

Se você é morador, a forma mais direta de solicitar informações ou exercer seus direitos hoje é através do síndico ou da administradora do seu condomínio, que podem encaminhar sua solicitação à KTX DIGITAL. Um canal de contato direto para questões de privacidade está em preparação e será divulgado nesta mesma página assim que estiver disponível.

13. Atualizações desta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças na plataforma ou na legislação aplicável. A data abaixo indica a versão mais recente.

Última atualização: 11 de outubro de 2026.